Management and Office Assistant, City of Things imec Antwerp

Gent - Admin
|
Just now
Apply for this job

Management & Office Assistant (City of Things Imec Antwerpen)

Imec

Imec is ’s werelds toonaangevende onderzoeks- en innovatiecentrum op het vlak van nano-elektronica en digitale technologie. De combinatie van onze voortrekkersrol in microchiptechnologie en onze software- en ICT-expertise maakt ons uniek. Imec beschikt over een unieke infrastructuur en een lokaal en internationaal ecosysteem van partners in diverse sectoren. Samen werken we aan baanbrekende innovatie in toepassingsdomeinen zoals gezondheidszorg, slimme steden en mobiliteit, logistiek en Industrie 4.0 en energie.

Imec is een vertrouwde partner van bedrijven, start-ups en universiteiten, en brengt bijna 3.500 topwetenschappers uit meer dan 70 landen samen. Imec heeft zijn hoofdzetel in Leuven en R&D-groepen die verspreid zijn over een aantal Vlaamse universiteiten, in Nederland, Taiwan, de VS, China, en kantoren in India en Japan. Om imec’s positie als topspeler te blijven versterken zijn we op zoek naar die gepassioneerde talenten die het verschil maken! Zo zijn we vandaag op zoek naar een gedreven Management & Office Assistant Imec Antwerpen.

De functie

Als management en office assistent(e) bij imec heb je een veelzijdig takenpakket.  Je bent als het ware de organisatorische spil van het kantoor.

  • Agendabeheer, behandelen van post/telefoon,
  • Organiseren van A tot Z van bezoeken (o.a. bezoekers, gasten, binnenlandse en buitenlandse delegaties, VIPS,...): d.w.z. zowel de logistieke ondersteuning als het ontvangst ter plaatse;  
  • Organiseren van vergaderingen: o.a. uitnodigingen versturen en opvolgen, voorbereidende werkdocumenten verzamelen, reserveren van vergaderlokalen, koffie/lunches bestellen,…;
  • Ondersteunen van activiteiten zoals seminaries en lezingen: uitnodigingen opmaken en versturen, inschrijvingen bijhouden, logistieke organisatie, ondersteuning (zoals registraties) tijdens de activiteit,…;
  • Organiseren van reizen: inschrijving voor conferenties/seminaries, vastleggen van vliegtuig/trein, hotelreservaties, opstellen van een reismap,…;
  • Maken van presentaties;
  • Detecteren en aanpakken van aandachtspunten in de operationele werking van de nieuwe imec-kantoren in Antwerpen;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de goede operationele werking van de nieuwe imec-kantoren in Antwerpen, zowel voor de collega’s ter plaatse, als voor de verantwoordelijken voor facilitair beheer bij imec, als voor de gebouwenbeheerder;
  • Begeleiden van nieuwe werknemers (aanvragen badge, computer account, voorstellen aan collega’s…).

Jij

  • Je hebt een bachelor diploma Office Management en/of al enkele jaren relevante werkervaring.
  • Je kunt zelfstandig en op een efficiënte wijze je taken aanpakken, uitwerken en afhandelen. Je bewaart de nodige discretie en confidentialiteit.
  • Je straalt vertrouwen uit naar klanten en collega’s.
  • Je bent een krak in mondelinge en schriftelijke communicatie in zowel Nederlands als Engels.
  • Je bent trots op je werkplek, en draagt er actief toe bij om er ook voor je collega’s een aangename werkomgeving van te maken; je bent een teammember waar Imec Antwerpen op kan bouwen.
  • Je anticipeert snel op verandering en turbulentie die met een start-up cultuur gepaard gaat.
  • Je neemt initiatief en komt als eerste met oplossing binnen jouw werkdomein. Je bewaart de nodige discretie en confidentialiteit.
  • Je werkt graag en vlot met de courante pc-toepassingen (o.a. Word, Excel, PowerPoint, Outlook), kennis van SAP en CRM tools zijn een plus.

Wij

Het ‘City of things’ project is een innovatief en uitdagend nieuw project van Imec.  In de prachtige kantoren in de Antwerpse binnenstad werken we samen aan de toekomst.   En daar mag jij mee vorm aan geven.  Jouw talent wordt gewaardeerd, we doen er dan ook alles aan om jou optimaal te laten functioneren.   In ruil voor jouw talent, passie en expertise kom je terecht in een multicultureel en hoogtechnologisch bedrijf, waar de uitdagingen voor het grijpen liggen. Onze flexibele, vooruitstrevende en informele werkomgeving biedt jou een waaier aan mogelijkheden om initiatieven te nemen en verantwoordelijkheden te tonen. Dit is jouw opportuniteit om bij te dragen aan technologie die de maatschappij van morgen zal bepalen. imec steunt en begeleidt je hierbij; niet alleen met woorden, maar met daden. Via imec.academy, ‘onze corporate university’, investeren wij actief in het verder ontplooien van onze medewerkers en verzekeren wij op die manier jouw persoonlijke groei.
Jouw waardevolle bijdrage en die van jouw collega’s maakt van imec een topspeler in zijn domein. Jouw energie en inzet wordt dan ook geapprecieerd met een aantrekkelijk marktconform loon aangevuld met talrijke voordelen, zoals het een wereldspeler betaamt.

Apply for this job