imec.istartimec.livinglabs

10 min

Hoe kennis delen kinderspel wordt

Het imec.istart-bedrijf KnowledgeFlow ontwikkelde een gebruiksvriendelijke tool om op een eenvoudige manier kennis binnen een organisatie te verzamelen, te delen en te evalueren.

Scroll

Kennis delen is troef

Voor veel moderne organisaties is kennis een belangrijke meerwaarde. Daarom investeren veel bedrijven in kennismanagement. Helaas zijn de meeste traditionele tools niet vlot toegankelijk wanneer werknemers ze het meeste nodig hebben, d.w.z. op de werkvloer, wanneer ze geconfronteerd worden met een dringende vraag of probleem. Daarom ontwikkelden Wouter Van den Bosch en Bruno Koninckx KnowledgeFlow, een innovatieve tool die kennis op een gestructureerde, gebruiksvriendelijke manier verzameld en beschikbaar maakt via elk mogelijk toestel. Bovendien biedt de tool ook de mogelijkheid om op regelmatige basis de kennis van werknemers te testen en te trainen.

Van eemalig project tot startup

De start-up KnowledgeFlow werd opgericht in maart 2016, maar het verhaal begint eigenlijk al eerder: in 2011 werden Wouter Van den Bosch en Bruno Koninckx gevraagd om een kennisplatform te ontwikkelen voor AVEVE retail, de grootste keten van tuincenters in België. Wat oorspronkelijk bedoeld was als een eenmalig project, groeide uiteindelijk uit tot een echt start-up avontuur.

Voor AVEVE is de kennis en expertise van werknemers essentieel: klanten verwachten immers dat het winkelpersoneel hen kan helpen bij het kiezen tussen verschillende producten. AVEVE had daarom nood aan een tool die hen in staat stelde om informatie snel en efficiënt tot bij het winkelpersoneel te brengen, terwijl ze aan het werk zijn. Traditionele tools zijn hier meestal niet goed in. 

“Veel bestaande oplossingen zijn document-gebaseerd,” legt Wouter Van den Bosch uit “Bedrijven verzamelen informatie in ontelbare Word- of PDF-documenten en maken deze vervolgens beschikbaar via een gedeelde schijf, cloud of andere collaboratieve platformen. Maar als je in de winkel geconfronteerd wordt met een directe vraag van een klant, dan heb je geen tijd om door een document van 6 pagina’s te scrollen om het antwoord te vinden.”

Daarom ontwikkelde het KnowledgeFlow team een geheel nieuw platform aangepast aan de noden van AVEVE. Wouter Van den Bosch: “Ons voornaamste doel is om kennis bruikbaar te maken. Om dit te doen, moet de informatie op een gestructureerde, consistente en beknopte manier verzameld en weergegeven worden. Bovendien moeten werknemers op elk toestel en op elk moment toegang hebben tot de tool. Ons platform is ook erg gebruiksvriendelijk, zodat werknemers zelf nieuwe informatie kunnen en durven toevoegen.”

Het concept dat ze ontwikkelden voor AVEVE weerspiegelt het soort vragen dat klanten zouden kunnen stellen. Met een korte zoekopdracht of door het productlabel te scannen, kunnen werknemers snel een gestructureerde informatiepagina terugvinden die een overzicht geeft van de voornaamste kwaliteiten en eigenschappen van het product in kwestie.

Omdat alle data op dezelfde vraag-georiënteerde manier worden ingegeven, is het erg gemakkelijk om de informatie ook op een andere manier in te zetten, bv. om werknemers bij te scholen, via een gamified app. Wouter Van den Bosch: “Deze testjes zijn erg kort (ongeveer 5 minuten) en omdat je ze ook op je smartphone kan doen, kunnen werknemers ze doen eender wanneer ze even een moment de tijd heben. Als ze goed scoren, krijgen ze een hogere ranking in de game.” Werknemers kunnen de testen op eigen initiatief of als onderdeel van een breder trainingsprogramma (bv. om vertrouwd te raken met een nieuw productgamma) afleggen.

 

kwoledgeflow_Short, automated evaluations for test-driven learning on-the-go

Korte, geautomatiseerde testen voor testgedreven learning-on-the-go

Deze oefentool zorgt ervoor dat nieuwe werknemers sneller ingewerkt raken en zelfs op hun eerste dag al vragen van klanten kunnen beantwoorden. Een ander voordeel is dat de data van deze oefensessies en testen ook gebruikt kunnen worden om HR en management een duidelijk, real-time overzicht te geven van de kennis die werknemers hebben. AVEVE heeft zelfs uitgerekend dat ze dankzij de oefentool hun opleidingsbudget met 20% konden afbouwen.

Al snel merkten Wouter Van den Bosch en Bruno Koninckx dat AVEVE niet het enige bedrijf was dat met dit soort oplossing geholpen kon worden. Daarom richtten ze in 2016 hun eigen bedrijf op. Ze vertrokken van hun ervaringen bij AVEVE en ontwikkelden zo een nieuw platform, gebaseerd op dezelfde principes. Het nieuwe platform bestaat uit een aantal standaard sjablonen (Q&A, productfiche, procedure, enz.) die vervolgens aangepast kunnen worden aan de specifieke noden van het bedrijf in kwestie. 

De software is laagdrempelig: de bedoeling is om een bottom-up systeem te creëren waarbij werknemers makkelijk zelf nieuwe informatie kunnen toevoegen, die vervolgens door collega’s geverifieerd wordt.

Meer dan software: inspelen op de noden van de eindgebruiker

De samenwerking tussen imec en KnowledgeFlow gaat ver terug. Medestichter, Wouter Van den Bosch, werkte als prototyper in het imec.livinglabs team: “Ik vond het leuk om prototypes te ontwikkelen en deze te testen in een living lab context, maar na 6 jaar wou ik ook wel eens een stap verder gaan en zelf mijn sprong in de markt wagen met echte gebruikers in een dagdagelijkse, professionele context.”

In november 2016 stapte KnowledgeFlow vervolgens mee in het ime.istart business accelerator programma. Het istart team was vooral onder de indruk van hun doordachte visie over hoe kennis beschikbaar gemaakt kan worden op de werkvloer zelf en hoe de informatie up-to-date gehouden wordt. Luc Jacobs (imec.istart innovation manager) verduidelijkt: “Kennismanagement is niet nieuw; dat concept bestaat al een hele tijd. Maar één van de nadelen van traditionele systemen is dat de opgeslagen kennis snel dateert. "

Wat ons intrigeerde bij KnowledgeFlow is dat ze een manier gevonden hebben om het traditionele top-down systeem te combineren met een bottom-up aanpak. Daardoor is het veel gemakkelijker om informatie up-to-date te houden en om gebruik te maken van de kennis die de werknemers zelf op de werkvloer verzameld hebben.”

Wanneer gevraagd welk advies hij andere start-ups zou geven, moet Wouter Van den Bosch niet lang nadenken: “Het gaat niet om het ontwikkelen van software, maar om het ontwikkelen van software die werknemers ook effectief gaan gebruiken. Gebruikersonderzoek is daarom essentieel. Imec.livinglabs ondersteunt ons hierbij. Zelfs voordat KnowledgeFlow officieel van start ging, maakten we al gebruik van imecs uitgebreide expertise op vlak van marktonderzoek om te bepalen welke noden bedrijven hebben op vlak van kennismanagement.”

Eén van deze noden is dat ze meer nodig hebben dan enkel functionele, gebruiksvriendelijke software. Bedrijven vragen ook hulp bij het identificeren van de kennis die verzameld moet worden. De tool zelf helpt hen hierbij door een overzicht te bewaren van de zoekopdrachten die werknemers invoeren. Zo kunnen de meest frequent gestelde vragen eenvoudig geïdentificeerd worden. Maar het KnowledgeFlow team kan bedrijven ook actief begeleiden bij het definiëren van hun noden. Wouter Van den Bosch: “Bruno en ik hebben allebei uitgebreide ervaring met kennismanagement in een organisatiecontext. Ik denk dat een belangrijke meerwaarde van ons bedrijf net is dat we zo goed geworden zijn in het coachen en versnellen van dit eerste proces om de noden van een organisatie te bepalen.”

De volgende stap: breder denken en dromen

Op dit moment wordt de KnowledgeFlow tool nog verder verfijnd in samenwerking met enkele grote klanten, waaronder AVEVE Retail, Bioplanet (deel van de Colruyt-groep) en Friesland Campina. Wouter Van den Bosch: “Tegen het einde van dit jaar willen we ons platform officieel lanceren. In 2018 willen we dan de verdere uitbreidingsmogelijkheden bekijken – zowel binnen België als in onze buurlanden.” KnowledgeFlow richt zich nu in de eerste plaats op bedrijven in de verkoop- of productiesector omdat marktonderzoek aantoonde dat de noden hier het grootst zijn, maar het platform biedt zeker ook mogelijkheden in andere sectoren (bv. in de medische en financiële sector). 

Inhoudelijk is KnowledgeFlow ook aan het experimenteren met nieuwe manieren om werknemers te motiveren om de informatie in de tool voortdurend aan te vullen en te updaten. Wouter van den Bosch legt uit: “Dankzij de gamified training app kan je zien hoe informatie verspreid is over je werknemers. Met andere woorden, je kan zien wie je experten zijn en wat hun specialisatie is. Wij willen die werknemers motiveren om de informatie over hun veld aan te vullen; die input wordt dan vervolgens gecontroleerd door andere experten. We proberen werknemers zachtjes aan te sporen door hen gerichte, korte vragen te sturen via de app. Op die manier willen we het verzamelen van kennis via een bottom-up aanpak nog spontaner en intuïtiever laten verlopen.”

 

Meer weten?

  • Klik hier voor meer informatie over imec.livinglabs en onze ervaring met gebruikersonderzoek.

Biografie Wouter Van den Bosch (mede-oprichter)

Wouter Van den Bosch is een ervaren technoloog met een passie voor collaboratieve software en kennismanagement. Sinds 1999 werkte hij zowel freelance als in loondienst als ontwikkelaar of technoloog. Daarnaast werkte hij o.a. als onderzoeker en project manager in ICT innovatie bij Thomas More (in de Memori-onderzoeksgroep). In 2011 startte hij bij imec.living labs als senior prototyper en technical lead, waarbij hij zowel start-ups als KMO’s hielp bij het designen van hun innovaties. 
In 2016 richtte hij vervolgens samen met Bruno Koninckx KnowledgeFlow op. Wouter stuurt het development team aan en neemt de technische leiding op zich. Hij maakt de vertaalslag van gebruikersnoden naar de informatiearchitectuur om zo een optimale gebruikerservaring te creëren.

 

Biografie Bruno Koninckx (mede-oprichter)

Bruno Koninckx is projectmanager en onderzoeker. Sinds 2003 werkt hij als parttime onderzoeker bij de Memori-groep aan Thomas More waar hij zich voornamelijk specialiseert in digitale en mobiele media en innovatie. Hij coördineerde verschillende onderzoeksprojecten gesubsidieerd door de Vlaamse of Europese overheid, o.a. Over e-government, e-participation, e-reading en toeristische innovatie. De meeste van zijn onderzoeksprojecten focussen op de eindgebruiker en op het ontwikkelen van het optimale business model voor innovatie. Hij heeft ook een eigen bedrijf, DigitArte bvba. Onder deze noemer helpt hij bedrijven en organisaties om digitale innovatie op te zetten op het vlak van samenwerking, kennis delen en communicatie. In 2016 richtte hij samen met Wouter Van den Bosch Knowledge Flow op. Momenteel werkt hij halftijds voor het bedrijf.

Deze website maakt gebruik van cookies met als enige doel het analyseren van surfgedrag, zonder enige commerciële insteek. Lees er hier meer over.

Accepteer cookies